TEKNIS WEBINAR (SEMINAR WEB) DENGAN WEBEX

Era Revolusi Industri 4.0 membawa dampak yang massive pada dunia pendidikan. Teknologi mendisrupsi berbagai hal dalam dunia pendidikan baik aspek pembelajaran, assessmen maupun teknis peningkatan kompetensi guru. Menghadapi tantangan tersebut, guru sebagai garda terdepan dalam dunia pendidikan dituntut untuk siap berubah dan beradaptasi (baca : Melek ICT)
Pada kesempatan ini penulis ingin mengajak rekan-rekan guru sebangsa setanah air untuk meningkatkan keterampilan dalam kegiatan penyelenggaraan Webinar (Seminar Web) dengan menggunakan aplikasi teleconference Cisco WEBEX.

Bagi rekan guru yang pernah mengikuti kegiatan pelatihan online yang diselenggarakan baik oleh SEAMOLEC, maupun IGI (Ikatan Guru Indonesia) tentunya hal ini bukan hal yang asing lagi. Bagi yang belum, mari kita tingkatkan kompetensi ICT kita bersama-sama.

APA ITU WEBINAR?
Webinar sebenarnya merupakan singkatan dari dua kata yakni Web dan Seminar, disingkat menjadi Webinar. Web adalah jaringan internet atau penggunaan teknologi internet. Sedangkan Seminar yakni pertemuan yang dilakukan oleh sekelompok orang dengan tujuan tertentu.

Jadi biasa disimpulkan, Webinar adalah suatu seminar, presentasi, pengajaran ataupun workshop yang dilakukan secara online dimana seluruh peserta dapat melakukan pertemuan tanpa harus berada pada ruangan yang sama. Melalui Webinar peserta dapat berinteraksi secara langsung baik melalui gambar (video), suara (audio) ataupun text (chat).

PERSIAPAN MENGIKUTI WEBINAR?
Ada 6 hal yang perlu kita siapkan saat ingin mengikuti Webinar :

1. Komputer, Laptop, Smartphone ataupun Tablet PC. Jika peran kita adalah sebagai peserta biasa/ partisipant ataupun Moderator yang tidak membutuhkan banyak akses fitur-fitur Webex, maka penggunaan Smartphone sudah cukup, karena kita hanya mengikuti jalannya presentasi. Jika kita berperan Host ataupun Presenter, tentunya akan lebih memudahkan jika menggunakan komputer atau laptop untuk kemudahan akses fitur WEBEX. 
2. Koneksi Internet yang stabil dan cepat. Webinar berjalan seperti online streaming yang membutuhkan kecepatan akses yang tinggi. Jika koneksi internet kita sedang tidak dalam kondisi prima maka akan terjadi beberapa hal yang mengganggu seperti gambar tersendat serta suara patah-patah. 
3. Speaker Aktif atau Headset, jika Anda menggunakan Laptop, pastinya sudah ada speaker built in dengan laptop Anda, pastikan bahwa speakernya dalam keadaan nyala (on). Atau alternatif lain, Anda dapat menggunakan headset untuk mendengarkan Webinar. 
4. Aplikasi WEBEX. Pastikan sudah terinstal di gadget kita masing-masing .
5. Browser yang sudah terinstal di gadget kita. Penulis merekomendasi untuk menggunakan browser Chrome, Firefox atau Safari agar lebih stabil. Browser menjadi alternatif pilihan seandainya kita gagal menginstal aplikasi WEBEX. 
6. Email Aktif. Biasanya saat melakukan pendaftaran Webinar, kita membutuhkan email aktif.

KOMPONEN WEBINAR?  

Beberapa peran yang ada dalam Webinar biasanya terdiri dari :

1. Host
2. Moderator 
3. Presenter 
4. Participant

Kelengkapan Penunjang :

1. Flyer + Narasi
2. Presensi Online 
3. Recording

HOST
Host merupakan orang yang mengatur jalannya seminar online (webinar) dan bertanggung jawab penuh atas situasi webinar.

Tugas Host

1. Sebelum mulai webinar, Host meminta CV dari moderator dan presenter. 
2. Host memilih peserta yang akan diberikan role sebagai presenter.  
3. Membuka acara kegiatan.  
4. Memperkenalkan moderator dan presenter.  
5. Menyerahkan jalannya presentasi ke Moderator.  
6. Mendengarkan arahan moderator untuk mematikan atau menyalakan mic peserta.  
7. Menutup acara/kegiatan setelah moderator menyerahkan selesai nya kegiatan diskusi.
   

Kewajiban Host

1. Mematikan microphone peserta sesaat sebelum presentasi dimulai.
2. Mematikan microphone peserta jika ada peserta yang dengan ataupun tidak sengaja membuka microphone saat peresenter sedang memaparkan materi.
3. Melakukan expel/ kick jika ada peserta yang tidak mematuhi aturan saat webinar.
4. Recording jalannya presentasi.
5. Membuat presensi online.
6. Menyebarkan link presensi pada saat sesi tanya jawab dimulai.

MODERATOR
Moderator merupakan orang yang memoderasi atau memimpin jalannya kegiatan webinar.

Tugas Moderator :

1. Memperkenalkan secara detail mengenai presenter, juga sekilas materi yang akan disajikan.
2. Memoderasi jika ada pertanyaan dari peserta yang bertanya melalui kolom chat maupun secara langsung pada saat sesi tanya jawab berlangsung.
3. Membantu Host untuk back up recording selama kegiatan berlangsung.
4. Mengingatkan kepada peserta untuk mengisi link presensi yang sudah di kirimkan lewat chat.
5. Mengingatkan batas waktu saat presenter memaparkan materinya agar tertib waktu dilanjutkan sesi diskusi.Mempersilahkan pemateri untuk memaparkan kesimpulan secara singkat/ closing statement setelah diskusi selesai, selanjutnya menyerahkan kembali kepada Host.

PRESENTER
Presenter adalah orang yang bertugas memaparkan materi saat webinar berlangsung

Teknik Penyampaian Presentasi:

1. Persiapkan diri dengan sering berlatih.
2. Persiapan materi dan bahan dengan memilih point penting, penguasaan materi, menyusun materi secara terstruktur.
3. Cara penyampaian materi : santai, sopan, dan tidak terburu – buru, intonasi bahasa teratur, interaksi dengan peserta luwes, bahasa yang diucapkan mudah dipahami, sesekali selipkan humor sebagai selingan agar suasana cair.

PRESENSI
Presensi adalah sebuah aplikasi pengumpulan rekap data kehadiran seluruh peserta Webinar secara online. Aplikasi pembuatan presensi yang umum digunakan adalah Google Form dan Zoho.

Komponen standar minimal sebuah presensi online :

1. Judul
2. Nama
3. No. HP
4. Email
5. Instansi
6. Kecamatan
7. Kabupaten
8. Provinsi
9. Peran : (Host, Moderator,Presenter, Participan, dll)

RECORDING
Recording adalah kegiatan merekam jalannya Webinar sebagai bukti bahwa kegiatan Webinar tersebut telah diselenggarakan. Yang melakukan recording pada umumnya adalah Host dan Moderator, tentunya bisa juga diback up oleh peserta Webinar yang lain.

Ketentuan recording pada umumnya adalah sebagai berikut :

1. Durasi sesi presentasi 45 menit, sesi tanya jawab 15 menit, total 1 jam sesi webinar keseluruhan.
2. Apabila durasi sesi presentasi kurang dari 45menit, setidaknya minimal keseluruhan sesi webinar (sesi presentasi + sesi tanya jawab) diupayakan minimal 45menit.
3. Untuk recording, diharapkan Host dan Moderator berkoordinasi dengan peserta yang hadir di room untuk backup recording, jaga2 jika recording yang dilakukan Host dan Moderator bermasalah.

NB :
Tutorial penggunaan webex di Smartphone dan Komputer sedang dipersiapkan, secepatnya akan di update.

Berikut contoh jalannya webinar pada kegiatan Pelatihan Online VCT Batch 4 Tahun 2019

Sekian ulasan saya tentang Teknis Webinar dengan Webex.

Penulis sangat terbuka terhadap saran, kritikan dan masukan lain yang bersifat membangun, jadi teman-teman pembaca dipersilahkan tuliskan pada kolom komentar jika ada yang ingin disampaikan, tentunya dimohon dengan bahasa yang sopan.

Salam Sharing and Growing Together.

Terima Kasih